آموزش

آموزش

آشنایی با نرم افزار وُرد برای انجام انواع تایپ متن و جدول

آشنایی با نرم افزار وُرد                                       introduction to word

 Word:

این نرم افزار برای تایپ و صفحه آرایی به کار می رود.

فعال کردن Word:

از روش های زیر استفاده می کنیم؛

1- فرض می کنیم شمایل میانبر Word در رومیزی باشد. بر روی آن دابِل کلیک می کنیم تا فعال شود.

2- ممکن است در منوی Start نام این برنامه را ببینیم. بر روی آن کلیک می کنیم تا باز شود.

3- از طریق All Programs و Microsoft Office خود را به برنامه Word می رسانیم و بر روی آن کلیک می نمائیم.

4- اگر قبلاً با Word فایل هایی ساخته باشیم، می توانیم بر روی یکی از آنها دابِل کلیک کنیم. در این صورت اولاً برنامه Word فعال می شود ثانیاً آن فایل نیز باز خواهد شد.

پیش فرض برای ایجاد فایل های Word ، My Documents است.

 

آشنایی با محیط Word:

بالاترین نوار را، نوار عنوان می گوئیم. اگر سندی باز باشد نام سند در آن نوار دیده می شود. دومین نوار، نوار منو است. از فرمانهای منوها می توان برای انجام کارها استفاده کرد. در یزر این نوار می توان تعداد دیگری نوار ابزار ظاهر کرد. هر نوار نامی دارد و از دکمه هایی برخوردار است. از این دکمه ها برای انجام کارهای مختلف استفاده می شود. کاربر می تواند این کارها را فعال یا غیرفعال کند. برای این منظور وارد منوی View می شویم. نشانگر موس را بر روی فرمان Toolbars می بریم، در سمت راست اسامی تعداد زیادی نوار را می بینیم. هر کدام تیک داشته باشد فعال و در غیر این صورت غیرفعال است. دو نوار اول یعنی Standard و Format بسیار پُرکاربردترند. بهتر است کاربر این دو نوار را فعال نگه دارد اما بقیه نوارها بر حسب نیاز فعال شوند. در زیر نوار ابزارها می توان خط کش را فعال یا غیرفعال کرد.

سفارشی کردن دکمه های نوارهای Standard و Format:

در انتهای این دو نوار علامت مخصوصی ( ) را می بینیم. نشانگر موس را بر روی آن می بریم و کلیک می کنیم. دو گزینه ظاهر می شود. نشانگر را بر روی دومین گزینه می بریم. به سمت راست می رویم. اسامی دکمه ها همگی ظاهر می شوند. می توانیم در آن ناحیه وارد شده، دکمه ها را فعال یا غیر فعال کنیم.

تذکر:

اگر کلید Alt را رو به پایین نگه داریم و با موس، دکمه ها را به سمت پایین Drag کنیم از نوار، کنار گذاشته می شوند. دوباره می توانیم آنها را احیاء کنیم.

اگر بخواهیم نوارهای Standard و Format را به یک نوارِ پشتِ هم تبدیل کنیم، می توانیم در انتهای یکی از نوارها بر روی علامت ( ) کلیک کنیم و از اولین گزینه استفاده نمائیم. برای اینکه دوباره نوارها دو سطری شوند یکبار دیگر بر روی علامت ( ) کلیک می کنیم، دو گزینه ظاهر می شود بر روی اولین گزینه کلیک می نمائیم.

ناحیه سفید رنگ بزرگ برای تایپ سند می باشد. در سمت راست این ناحیه، ناحیه مخصوصی را می بینیم که به آن Task Pane می گوئیم. معمولاً سیستم اطلاعاتی را در این ناحیه قرار می دهد که اگر کاربر یاد بگیرد، می تواند از آنها برای سرعت بخشیدن به انجام کارها استفاده نماید. بعنوان مثال اسامی سندهایی که قبلاً باز کرده ایم در این ناحیه دیده می شوند. کاربر با یک کلیک می تواند هر یک از آنها را آناً باز کند. (اگر Task Pane فعال نباشد، می توان از طریق منوی View بر روی فرمان Task Pane کلیک نمود یا از کلیدهای میانبر Control + F1 استفاده نمود.)

در بالای نوار وظیفه، یک نوار به رنگ کِرِم وجود دارد که به آن نوار وضعیت (Status Bar) می گوئیم. چکیده ای از اطلاعات در این نوار ظاهر می شود. برای مثال:در چندمین صفحه هستیم؟ در کدام فصل قرار داریم؟ کلاً سند چند صفحه دارد؟ مکان نما اکنون در کدام سطر و کدام ستون قرار دارد و ... .

اگر وارد منوی View شویم و از مسیر Toolbars به سمت راست برویم، در انتها واژه Customize را می بینیم. با کلیک بر روی آن پنجره Customize باز می شود. بعضی از کارها را در این پنجره می توان انجام داد. بعنوان مثال اگر برگه Toolbars را باز کنیم، اسامی نوارها را می بینیم. می توانیم هر کدام را فعال یا غیرفعال کنیم. (نکته جالب اینجاست که کاربر می تواند برای خودش نوار مخصوصی بسازد.) در پنجره Toolbars بر روی دکمه New کلیک می کنیم. پنجره کوچکی بازمی شود. می توانیم در دریچه اول برای نواری که می سازیم نام تعیین کنیم. یک نام برای نوار ایجاد شده می نویسیم و سپس برای تعیین کلید برای این نوار، برگه Commands را باز می نمائیم. این برگه دو ناحیه دارد. در ناحیه چپ اسامی منوها را می بینیم و در ناحیه راست دکمه هایی که برای منو مناسب هستند، قرار دارند. کاربر می تواند هر یک از دکمه ها را از ناحیه راست Drag کند و در روی نوار جدید قرار دهد.

برگه Options:

در این برگه می توانیم اعلام نمائیم که نوارهای استاندارد و فُرمت در دو ردیف مستقل باشند یا در یک ردیف قرار گیرند، منوها به طور کامل ظاهر شوند یا اینکه نیاز به مَکس یا کلیک داشته باشند تا همه گزینه ها را ببینیم، دکمه های نوار ها معمولی باشند یا بزرگ، اسامی قلم ها برای فونت های مختلف کامل باشد یا نه؟ اگر نشانگر موس را بر روی دکمه ها ببریم، اسم آنها دیده شود یا نه؟ همچنین کلیدهای میانبر مربوط به دکمه ها را ببینیم یا نه؟ اگر منویی را حرکت می دهیم نوع حرکت چگونه باشد؟

 

نکته بسیار بسیار مهم: هنگام تایپ باید به دو دکمه کنار هم راست به چپ ( ) و چپ به راست ( ) توجه کنیم. اگر فارسی تایپ می کنیم باید دکمه سمت راست (راست به چپ) باشد، تا پیشروی تایپ بصورت فارسی باشد. ضمناً در همین نوار (نوار Format)، چیدمان را بصورت راست به چپ انتخاب می کنیم. بدیهی است که درهمین نوار می توانیم نوع قلم و سایز آن را انتخاب نمائیم.

پس از تایپ سند برای ذخیره کردن آن وارد منوی فایل می شویم، بر روی فرمان Save As کلیک می کنیم. سیستم ما را به پنجره My Documents هدایت می کند. در دریچه مربوط به نام فایل، نامی را برای فایل تایپ انتخاب می کنیم و برای تائید ذخیره سازی بر روی دکمه Save کلیک می کنیم. سند ذخیره می شود. می توانیم سند را ببندیم. برای این منظور؛ در زیر دکمه ای که برنامه را می بندد ( )، دکمه کوچکتری ( ) قرار دارد، با کلیک بر روی آن سند جاری بسته می شود. اگر هیچ سندی باز نباشد صفحه بصورت فیلی رنگ در می آید.

اگر بخواهیم سند جدیدی را باز کنیم راههایی وجود دارد. یکی از راهها این است که وارد منوی فایل شده و بر روی گزینه New کلیک کنیم. راه دیگر این است که در نوار Standard بر روی اولین دکمه یعنی New کلیک نمائیم. بالاخره راه سوم استفاده از کلیدهای میانبر Ctrl + N (کنترل) می باشد.

دانستن بعضی نکات برای تایپ فارسی:

کسره                    ِ = ی Shift +

مَکس (کاما، ویرگول)                                ، = ف Shift +

ضمه                   ُ = س Shift +

مَکس طولانی (ویرگول وارونه که یک نقطه زیر آن است)   ؛ = غ Shift +

فتحه                َ = ش Shift +

ه همزه دار                                            ۀ  = ل Shift +

تشدید                ّ = ب Shift +

الف همزه دار                                         أ   = د Shift +

تنوین فتحه        ً = ض Shift +

واو همزه دار                                           ؤ  = ر Shift +

تنوین ضمه        ٌ = ص Shift +

الف با کلاه                                       آ = ا (الف) Shift +

تنوین کسره        ٍ = ث Shift +

(برای ادامه دادن حرف وسط، کشش)                      ـ = ت Shift +

 

انجام کارهای اولیه با Word:

وارد منوی فایل می شویم و از پنج گزینه اول آن به شرح زیر استفاده می کنیم:

1- New: سند جدید باز می کند.

2- Open: میتوانیم یکی از سندهایی را که قبلاًایجاد کرده ایم، باز کنیم.

3- Close: سند جاری را می بندیم.

4- Save: آخرین تغییرات را در سند جاری ذخیره می کند.

5- Save As: با این گزینه می توانیم سند را در آدرس دلخواه خود و با نام مورد نظر ذخیره کنیم.

سوال: اگر تعدادی فایل باز کرده باشیم از کجا بدانیم تاکنون چه فایل هایی باز شده اند؟

پاسخ: وارد منوی Windows می شویم. اسامی فایل هایی که تاکنون باز کرده ایم را می بینیم. موردی که کنارش تیک دارد، فایل جاری است. اگر مورد دیگری را انتخاب کنیم آن مورد فایل جاری خواهد شد.

انتخاب قلم ها و تعیین جلوه ها و فضاگذاری بین کاراکترها:

برای این منظورها، وارد منوی Format می شویم و از فرمان Font استفاده می نمائیم. پنجره ای باز می شود که سه برگه دارد.

 

الف- برگه Font: در ناحیه اول، قلم برای خط فارسی و مشخصات آن را انتخاب می کنیم. در ناحیه دوم قلم لاتین و مشخصات آن را انتخاب می کنیم. در ناحیه سوم رنگ قلم ها و نوع زیر خط برای نوشته ها را برای کلیه متنها (لاتین و فارسی) انتخاب می کنیم.

در ناحیه چهارم Effects (جلوه ها)، یازده جا برای تیک زَدَن داریم:

1- Strikethrough روی نوشته ها خط می کشد.

2- Double Strikethrough روی نوشته ها دو خط می کشد.

3- Superscript نوشته را بالا می بَرَد.

4- Subscript نوشته را پایین می آورد.

5- Shadow برای نوشته سایه می گذارد.

6- Outline نوشته ها را توخالی می نویسد.

7- Emboss نوشته را برجسته می کند.

8- Engrave توی نوشته را خالی می کند (نوشته ها گود می شوند.)

9- Small caps فقط برای حروف لاتین بکار می رود. حروف لاتین را بصورت درشت می نویسد اما حرفها را به هم نزدیک می کند.

10- All caps حروف لاتین را بزرگ و بسیج می نماید (یعنی باز می کند.)

11- Hidden نوشته ها را مخفی می نماید.

 

ب- برگه Character Spacing (فضاگذاری برای کاراکتر):

در دریچه Scale می توانیم مقیاس را انتخاب کنیم. مقیاس باعث می شود که به یک نسبت نوشته ها کوچک یا بزرگ شوند. در دریچه Spacing سه گزینه داریم:

Normal (نُرمال) یعنی فاصله بین کاراکترها معمولی باشد.

Expanded یعنی بین آنها فاصله بیشتری قرار دهیم.

Condensed یعنی آنها را فشرده کنیم.

در دریچه Position سه گزینه داریم.

Normal (نُرمال) یعنی معمولی.

Raised یعنی نوشته را بالا ببرد.

Lowered یعنی نوشته را پایین ببرد. (میزان آن را خودمان تعیین می نمائیم.)

 

- Kerning for Fonts: اگر کنار این مورد تیک بزنیم، می توانیم یک عدد در دریچه مقابل آن قرار دهیم که واحد آن نقطه است. اگر قبلاً متنهای مختلط با قلمهای گوناگون برای تایپ استفاده کرده باشیم، می توانیم آن متنها را انتخاب کنیم و از این قابلیت استفاده نمائیم. در حقیقت به سیستم اجازه می دهیم تا این تعداد نقطه، نوشته ها را بالا و پایین کند طوری که به بهترین شکل ممکن برای نوشتن ایجاد گردد.

ج- برگه Text Effects (جلوه های متن):

در این برگه می توانیم برای متن انتخاب شده یک نوع جلوه در نظر بگیریم تا برای بیننده جلب توجه کند.

تایپ اصولی:

باید بدانیم که اگر سندی را تایپ می کنیم، هدف آن است که در نهایت آن را چاپ کنیم. لذا باید اصول زیر را در نظر داشته باشیم:

1- تنظیمات برای چاپ را انجام می دهیم یعنی به سیستم می گوئیم از چه کاغذی استفاده خواهد شد. حاشیه های کاغذ از چهار طرف چگونه است. آیا ورقهای چاپ شده را ساده استفاده می کنیم یا می خواهیم برای آنها گیره در نظر بگیریم یا آنها را سیمی کنیم؟ و ... .همچنین تعیین می کنیم که وضعیت سربرگ ها و پابرگ ها چگونه است.

2- مشخصات پاراگراف هایی را که می خواهیم در صفحات باشد، تعریف می کنیم و تعیین می نمائیم که پاراگراف های اصلی چگونه اند و پاراگراف های متن های وابسته چگونه می باشند.

3- تایپ را انجام می دهیم و در انتهای هر پاراگراف کلید Enter را فشار میدهیم.اگر سندها دارای چند فصل است در ابتدای هر فصل جدید باید به سیستم بفهمانیم که فصل جدید از این نقطه شروع می شود. البته باید بیان کنیم که آیا فصل ها از صفحه جدید شروع می شوند یا نقطه شروع آنها صفحه زوج است و یا فرد است و ... .

4- پس از پایان تایپ سند، با امکان پیش نمایش آن را در صفحه مانیتور می بینیم. منظور آن است که اگر آن را چاپ کنیم چگونه خواهد شد. اگر ایرادی در کار باشد تنظیمات را تغییر می دهیم، به خودی خود صفحات جابِجا خواهد شد و چیزی از دست نمی رود. پس از نهایی کردن، سند را چاپ می کنیم.

نکته بسیار مهم:

هر سند تنظیمات خاص خودش را دارد یعنی برای هر سند باید جداگانه تنظیمات انجام داد.

 

 برای تنظیمات ابتدا وارد منوی File می شویم و بر روی فرمان Page Setup کلیک می نمائیم. پنجره تنظیمات سند باز می شود که سه برگه دارد.   

1- برگه Margins (حاشیه ها):

دراین برگه حاشیه های کاغذ و همچنین جهت کاغذ برای چاپ را تعیین می کنیم. در ناحیه اول حاسیه ها را تنظیمک میکنیم که عبارتند از: حاشیه بالا، پایین، چپ، راست و گیره. همچنین محل گیره را نیز تعیین می کنیم.

در ناحیه دوم جهت کاغذ را تعیین می نمائیم.

در ناحیه سوم می توانیم اعلام کنیم کاغذها نرمال باشد یعنی همه صفحات از حاشیه های یکسان استفاده کند یا اینکه صفحات بصورت آینه ای باشند یا هر دو صفحه تایپ شده در یک صفحه کاغذ جا شوند یا اینکه می خواهیم آنها را سیمی معکوس کنیم که البته بیشتر اوقات حالت نرمال بکار می رود.

در ناحیه چهارم یک دریچه داریم که دو گزینه دارد. گزینه اول یعنی تنظیمات برای همه سند باشد، گزینه دوم یعنی تنظیمات از این نقطه تایپ به بعد باشد.

2- برگه Paper:

دراین برگه سایز کاغذ برای چاپ و همچنین منبع تغذیه کاغذ در چاپگر را تعیین می کنیم.

در ناحیه اول سایز کاغذ را انتخاب می کنیم.

در ناحیه دوم اعلام می نمائیم که صفحه اول کاغذ چگونه تغذیه شود و سایر صفحات چطور. بعضی از چاپگرها این قابلیت را دارند که اعلام کنیم صفحه اول دستی (Manually) ولی سایر صفحات اتوماتیک باشد.

در ناحیه سوم اعلام می کنیم که تنظیمات برای تمام سند باشد یا از این نقطه به بعد. اگر بر روی دکمه Print Options کلیک کنیم پنجره دیگری ظاهر می شود که بعضی تنظیمات را میتوان انجام داد. نظر به اینکه هنوز اطلاعات زیادی نداریم فقط به دو، سه مورد آن اشاره می کنیم؛

- Draft Output: یعنی می خواهیم جوهر کم استفاده کنیم و کم رنگ می باشد.

- Background Printing: یعنی نوشته های پَس زمینه را نیز چاپ کند.

- Hidden text: یعنی متن های مخفی شده را نیز چاپ کند.

- Background Colors and images: یعنی رنگها و تصاویر پس زمینه را نیز چاپ کند.

 

3- برگه Layout (قالب):

دراین برگه می توانیم شروع فصلها، جهت پیشروی فصلها، وضعیت سربرگها و پابرگها، وضعیت آخرین صفحه ی هر فصل، همچنین شماره گذاری خودکاربرای سطرها و مرزگذاری برای صفحات را تعریف کنیم.

در ناحیه اول (Section)، دو دریچه داریم. در دریچه اول(Section Start) تعیین می نمائیم که شروع فصلها چگونه باشد.

Continuous یعنی فصلها پیوسته باشند. منظور این است که اگر یک فصل تمام شد، فصل بعدیاز ابتدای سطر جدید شروع شود.

New column یعنی فصل جدید ازستونجدیدی شروع شود. در روزنامه ها ومجلّه ها ازاین قابلیت استفاده می شود.

New page یعنی فصل جدید از صفحه جدید شروع شود.

Even page یعنی فصل جدید از صفحه زوج شروع شود.

Odd page یعنی فصل جدید از صفحه فرد باشد.

در دریچه دوم (Section direction) اعلام می کنیم که جهت پیشروی فصل راست به چپ است یا چپ به راست که در فارسی راست به چپ می باشد.

در ناحیه دوم (Headers and footers):

 تیک اول (Different odd and even) باعث می شود که سربرگهای صفحات زوج و فرد با هم فرق داشته باشند.

 تیک دوم (Different first page) یعنی صفحه اول با سایر صفحات فرق داشته باشد.

در دریچه های Header و  Footer اعدادی قرار می گیرند که عبارتند از فاصله نوشته سربرگ از لبه کاغذ و فاصله نوشته پابرگ از لبه کاغذ.

در ناحیه سوم (Page) باید تکلیف آخرین صفحه ی هر فصل را تعیین نمائیم. علّت آن است که بیشتر اوقات آخرین صفحه کاغذ پُر نمی شود. باید اعلام کنیم که وضعیت چگونه باشد.

Top یعنی نوشته ها بالا قرار گیرند و فضای خالی پایین.

Center یعنی نوشته ها وسط صفحه قرار گیرند.

Justified یعنی سیستم فاصله سطرها را زیاد کند طوری که تمام صفحه را پُر کند.

Bottom یعنی نوشته ها در پایین صفحه قرار بگیرد و صفحه خالی در بالا.

ناحیه چهارم (Preview):

در این ناحیه می توانیم اعلام کنیم، این تنظیمات برای همه سند است (Whole document)، یا از این نقطه به بعد (This point forward). دکمه Default جهت برگشتن تنظیمات به حالت پیش فرض می باشد.

 اگر بخواهیم کاری کنیم که در ابتدای سطرها به طور خودکار شماره ظاهر شود، از دکمه Line Numbers استفاده می کنیم. پنجره ای ظاهر می شود.

اگر کنار Add line Numbering تیک بزنیم، مشاهده می کنید که سه دریچه در آن قرار دارد.

 در دریچه اول تعیین می نمائیم که شماره گذاری از چه سطری شروع شود.

 در دریچه دوم می گوئیم فاصله شماره ها از ابتدای نوشته های سطرها چقدر باشد.

در دریچه سوم می گوئیم چند سطر چند سطر شماره بگذارد.

در ناحیه دوم سه گزینه داریم که عبارتند از:

1- شماره گذاری در هر صفحه از نو آغاز شود (Restart each page)

2- شماره گذاری در هر فصل از نو آغاز شود (Restart each Section)

3- شماره گذاری ها ادامه یابند (Continuous)

نکته: اگر بخواهیم شماره گذاری ها را بردایم باید تیک ابتدای این پنجره را بردایم.

 

اگر بخواهیم صفحات سند مرز داشته باشند از دکمه Borders استفاده می نمائیم. پنجره ای باز می شود. باید یقین داشته باشیم که پنجره Page Border فعال است.

اگر بخواهیم مرز ساده تعریف کنیم (کادر)، باکس را انتخاب می کنیم (Box). 

اگر بخواهیم مرز سایه دار باشد (Shadow) را انتخاب می کنیم.

اگر بخواهیم سه بعدی باشد 3D را انتخاب می کنیم.

اگر بخواهیم مرز رنگی باشد ازدریچه Color استفاده می کنیم.

اگر بخواهیم مرزها هنری باشد دریچه Art را باز می کنیم. بعد از تنظیمات بر روی OK کلیک می کنیم.

تعریف پاراگراف:

وارد منوی فرمت می شویم، از فرمان Paragraph استفاده می نمائیم. پنجره ای ظاهر می شود که دو برگه دارد. برگه اول (Indents and Spacing) برای معرفی تورفتگی ها و فضاها می باشد. فعلاً از این برگه استفاده می کنیم.

 

در ناحیه اول (General):

در دریچه Alignment (چیدمان)، گزینه هایی داریم. باید بگوئیم چیدمان پاراگراف چگونه باشد. چیدمانها عبارتند از راست چین (Right)، وسط چین (Centered)، چپ چین (Left)، تراز (Justified)، ترازنامه (Justify Low)، تراز متوسط (Justify Medium) و تراز بلند (Justify High) که در فارسی غالب اوقات از راست چین استفاده می کنیم. بعضی اوقات از گزینه وسط چین و به ندرت از گزینه تراز.

درقسمت (Direction)، می توانیم جهت پیشروی مکان نما را هنگام تایپ تعیین کنیم که در فارسی راست به چپ، نُرمال است.

در دریچه سمت راست این ناحیه باید بگوئیم این پاراگرافی را که تعریف می کنیم برای کجای سند به کار می رود. جاها عبارتند از: بدنه اصلی متن (Body text)، سطح 1 (Level 1)، سطح 2 (Level 2) الی سطح 9 (Level 9). کاربر معمولی غالباً آن را برای بدنه متن به کار می برد.

 

در ناحیه دوم (Indentation):

در این ناحیه، تورفتگی قبل از متن (Before text) و تورفتگی بعد از متن (After text) برای کلیه سطح های پاراگراف و همچنین تورفتگی مخصوص سطر اول پاراگراف (First Line) یا بیرون آمدگی مخصوص سطر اول پاراگراف (Hanging) را تعیین می کنیم. (بدیهی است تورفتگی و بیرون آمدگی سطر اول پاراگراف را در دریچه Special مشاهده می کنیم.)

 

در ناحیه سوم (Spacing)، دریچه هایی داریم:

در دریچه Before اعلام می کنیم که قبل از اینکه پاراگراف شروع شود، چه مقدار فضا را رها کند و پایین تر بیاید.

در دریچه After اعلام می نمائیم که پس از اینکه پاراگراف تمام شد چه مقدار فضا را رها کند تا پاراگراف بعدی از آنجا آغاز شود.

در دریچه Line Spacing می توانیم بگوئیم فاصله سطرهای متوالی پاراگراف چگونه باشد. دراین دریچه 6 گزینه وجود دارد که عبارتند از:

1- Single: 1 سطر.

2- 1.5 Lines: 5/1 سطر.

3- Double: 2 سطر.

4- At Least: حداقل به میزانی که تعیین می کنیم.

5- Exactly: دقیقاً به میزانی که تعیین می کنیم.

6- Multiple: تعدادی سطر به میزانی که تعیین می کنیم.

 

 

نشانه گذاری و شماره گذاری ها (Bullets and Numbering):

وارد منوی Format شده و از فرمان Bullets and Numbering استفاده می کنیم. پنجره ای باز می شود. یک مورد را انتخاب کرده و بر روی آن کلیک می نمائیم.

برای ایجاد نشانه وابسته از کلید Tab استفاده می کنیم. اگر از کلید Tab استفاده کنیم، نشانه گذاری رو به جلو می رود و اگر از کلیدهای Shift + Tab استفاده کنیم، نشانه گذاری به عقب بر می گردد. اگر در ستون اولین نشانه گذاری باشیم و کلید Enter را فشار دهیم به ستون اول بر می گردد.

اگر بخواهیم برای مجموعه ای تایپ شده علامت گذاری کنیم، مجموعه آنها را انتخاب می نمائیم. وارد منوی Format می شویم، از فرمان Bullets and Numbering استفاده می نمائیم، پنجره ای باز می شود. یک مورد را انتخاب و بر روی OK کلیک می کنیم.

برای شماره گذاری کردن نوشته ها در منوی Format از همان فرمان قبلی Bullets and Numbering استفاده می کنیم، پنجره ای ظاهر می شود. ازبرگه Numbered استفاده می کنیم.

 

مرزگذاری و سایه گذاری:

در منوی Format از فرمان Borders and Shading استفاده می نمائیم. پنجره مرزگذاری و سایه گذاری باز می شود که سه برگه دارد:

برگه Borders برای مرزگذاری متن ها، برگه Page Border برای مرزگذاری صفحات و برگه Shading برای سایه گذاری بکار می روند.

برگه Borders:

ابتدا متن را انتخاب می کنیم و سپس با امکانات موجود در این برگه برای آن مرز تعریف می نمائیم.

 

تایپ چند ستونی:

وارد منوی Format شده و از منوی Columns وارد پنجره ای می شویم که در آن می توان تعداد ستونها را انتخاب کرد. ناحیه داریم که در آن، پهنای ستونها و فضای بین آنها قابل انتخاب است.

     در این ناحیه:

Right to left را درسمت راست پنجره ظاهر شده تیک می زنیم یعنی راست به چپ تایپ گردد. اگر در زیر همان قسمت Line Between را انتخاب کنیم یعنی بین ستونها، خط باشد. در سمت چپ نیز گزینههایی مانند یک ستونه (One)، دو ستونه (two) و ... به چشم می خورد.

در ناحیه Width and spacing نیز می توان فاصله ستونها از یکدیگر را تعیین کرد. در صورتی که ستونها از یکی بیشتر بوده و اندازه آنها با هم برابر باشد، گزینه Equal column width تیک خواهد داشت. برای بکاربردن گزینه ی "از این نقطه شروع شود" در دریچه پایین از نوار کشویی گزینه This point forward را انتخاب می کنیم.

معرفی ایستگاهها برای کلید Tab:

گاهی اوقات لازم می آید متن هایی را در چند ستون زیر هم تایپ نمائیم. برای این منظور می توانیم برای کلید Tab تعدادی ایستگاه (Station) تعریف نمائیم. در این صورت هنگام تایپ، هر بار با فشار دادن کلید Tab مکان نما را به ایستگاه بعدی می بریم تا دقیقاً متن ها زیر هم تایپ شوند. در این دریچه می توان هر بار محل توقف مکان نما را تعیین کرد. در هر ایستگاه پس از درج عدد کلید Set را می زنیم. برای کلیه ایستگاهها این کار را انجام می دهیم و بر روی OK کلیک می نمائیم. برای حذف کردن هر ایستگاه آن را انتخاب می کنیم و بر روی دکمه Clear کلیک می نمائیم. اگر بر روی Clear all کلیک نمائیم، همه ایستگاهها حذف می گردد. در ناحیه وسط می توان چیدمان متن های هر ایستگاه را تعریف کرد که این چیدمان ها عبارتند از: راست چین، وسط چین و چپ چین. همچنین اگر از Decimal استفاده کنیم، منظور آن است که ما عدد اعشاری وارد می کنیم و محل نقطه اعشار دقیقاً منطبق بر ایستگاه خواهد بود. بالاخره گزینه Bar یعنی یک خط عمودی همراه با نوشته ایجاد شود. در ناحیه سوم می توانیم بگوئیم که بعد از نوشته خالی باشد یا تعدادی نقطه ایجاد شود یا تعدادی خط چین ایجاد شود و یا خط مُمتد باشد.

 اگر بخواهیم حرف اول یک متن لاتین از سایر نوشته ها جدا و بزرگتر از بقیه ظاهر شود، می توانیم آن را انتخاب کرده و در منوی Format، بر روی فرمان Drop Cap کلیک نمائیم، پنجره ای ظاهر می شود که سه گزینه دارد. ضمناً می توانیم نوع قلم و تعداد سطرهایی که مقابل اولین حرف بزرگ قرار می گیرند را تعیین نمود و فاصله حرف بزرگ از بقیه متن را نیز تنظیم کرد.

اگر بخواهیم متن را در یک کادر قرار دهیم، آن را انتخاب می کنیم و وارد منوی Format می شویم، بر روی فرمان Insert text box کلیک می کنیم. می توان سایز این کادرها را جابجا کرد. برای این منظور از دایره های کوچکی که در رئوس و وسط ضلعها تشکیل می شود، استفاده می نماییم (از آن نقطه ها Drag می نمائیم). چنانچه بخواهیم جهت نوشته ها را تغییر دهیم، کادر را انتخاب نموده و از منوی   Format بر روی فرمان Text Direction کلیک می نمائیم. در پنجره ظاهر شده 3 گزینه وجود دارد که یک مورد آن را بر می گزینیم. در نهایت پس از انتخاب جهت متن، بر روی دکمه OK کلیک می کنیم.

تغییر دادن حالات حروف در متنهای لاتین:

پس از تایپ متن لاتین، آن را انتخاب کرده و از منوی Format بر روی فرمان Change Case کلیک نموده و از گزینه های ظاهر شده (5 مورد) استفاده می نمائیم.

معرفی پس زمینه برای متن:

وارد منوی Format می شویم. از فرمان Background استفاده می کنیم. اگر بخواهیم یک رنگ ساده برای پس زمینه تعریف کنیم بر روی یکی از رنگها کلیک می نمائیم. اگر رنگهای ساده ارضاکننده نبود از فرمان More Colors استفاده می کنیم. پنجره ای باز می شود که دو برگه دارد. در برگه استاندارد تعداد بیشتری رنگ داریم. می توانیم یکی از آنها را به عنوان پس زمینه بَرگُزینیم. اگر این رنگها نیز دلچسب نبود، کاربر می تواند از برگه Custom استفاده نماید. در این برگه طیفی از رنگها ظاهر می شود. کاربر می تواند این شاخص ها را با ماوس بالا یا پایین ببرد، در حقیقت با این کار می تواند ترکیب رنگها را تغییر دهد و آنها را روشن تر یا تاریک تر نماید، حال بر روی یک نقطه از طیف کلیک نموده تا رنگی برگزیده شود. چنانچه کاربر بخواهد از جلوه های ویژه ای برای پس زمینه استفاده کند می تواند از گزینه Fill Effects کمک بگیرد.

Fill Effects:  

1-  برگه گرادیان (Gradient): دراین برگه سه ناحیه داریم و در ناحیه اول سه گزینه داریم که عبارتند از:

الف- استفاده از یک رنگ (One Colors)

ب- استفاده از دو رنگ (Two Colors)

ج- استفاده از پیش تنظیمات (Preset)

 

 

 

  اگر تَک رَنگ انتخاب شود می توان با جابجا کردن شاخص، رنگ را تاریک یا روشن کرد. همچنین با استفاده از گزینه های موجود در  ناحیه سوم، می توان گرادیان را افقی(Horizontal) ، عمودی(Vertical) ، قطری رو به بالا(Diagonal up) ، قطری رو به پایین(Diagonal down) ، از گوشه(From corner) ، از مرکز(From center)  انتخاب نمود. چنانچه از دو رنگ استفاده شود، باید رنگها انتخاب شوند. باز هم می توان یکی از شش حالت را انتخاب کرد.

2- برگه Texture:

دراین برگه تعدادی نَمای سنگ و چوب وجود دارد که می توان موردی را انتخاب کرد تا به عنوان پَس زمینه در آیَد.

3- برگه Pattern:

در این برگه می توان از هاشورهای مختلف برای پَس زمینه استفاده کرد. این هاشورها از ترکیب دو رنگ بدست می آید. رنگها را خودمان باید انتخاب نمائیم.

4-برگه Picture:

در این برگه، کاربر می تواند تصویری را از کامپیوتر خود انتخاب نموده تا پَس زمینه سند شود.

 

ایجاد متن آبشور شده در پَس زمینه سند:

از منوی Format به فرمان Background رفته و برروی گزینه Printed watermark کلیک می نمائیم. پنجره ای ظاهر می شود.

گزینه اول یعنی متن آبشورشده نداشته باشیم.

گزینه دوم یعنی یک تصویر کم رنگ و آبشورشده داشته باشیم.

گزینه سوم یعنی متن آبشورشده داشته باشیم.

چنانچه از گزینه سوم استفاده نمائیم، دریچه هایی خواهیم داشت که در آنها به ترتیب متن مورد نظر، نوع قلم، سایز نوشته و رنگ آن را تعیین می کنیم. ضمناً میتوانیم اعلام کنیم که نوشته قطری (Diagonal) باشد یا افقی (Horizental) و نیز میتوانیم بگوئیم نوشته نیمه شفاف باشد یا عادی.

 

 

منوی Insert:

فرمان Break:

وارد منوی Insert شده و از فرمان Break استفاده می کنیم. دو دسته از گزینه هاظاهر می شود. دسته اول سه گزینه دارد؛

گزینه اول باعث می شود متنهای بعد از نقطه مکان نَما از صفحه جدید شروع شود.

گزینه دوم باعث می شود که متنهای موجود بعد از مکان نما از ابتدای سطوح جدید شروع شود. از این گزینه در مواقعی می توان استفاده بهینه کرد که متن چندستونی باشد.

گزینه سوم باعث می شود که متنهای موجود در سطر جاری که بعد از مکان نما قرار دارند، به ابتدای سطر بعد بروند.

در دسته دوم چهار گزینه داریم که این گزینه ها برای فصل ها معنی دارند؛

گزینه اول: یعنی متنهایی که بعد از نقطه جاری در مکان نما قرار دارند، از ابتدای فصل بعدی شروع شوند و شروع فصل، صفحه جدید باشد.

گزینه دوم: یعنی متنهایی بعد از مکان نما به فصل جدید بروند امّا فصل جدید از ابتدای سطر بعد آغاز می شود.

گزینه سوم: باعث می شود که متنهای بعد ازمکان نما در فصل جدید قرار گیرند و فصل جدید از صفحه زوج شروع شود.

گزینه چهارم: یعنی متنهای بعد از مکان نما به فصل جدید بروند و فصل جدید از صفحه بعد شروع شود.

معرفی شماره صفحه

شماره گذاری برای صفحات سند: 

وارد منوی Insert می شویم و از فرمان Page Numbers استفاده می نمائیم. پنجره ای ظاهر می شود که دو دریچه دارد. دریچه اول به ما امکان می دهد محل شماره صفحه را تعیین کنیم (بالای صفحه یا پایین صفحه).

دردریچه دوم چیدمان شماره صفحه را تعیین می کنیم؛

چپ (Left)، وسط (Center)، راست (Right)، داخلی (Inside)، خارجی (Outside).

تایپ تاریخ و ساعت در متنها:

در صورتی که بخواهیم در جایی از سند که مکان نما قرار دارد تاریخ و ساعت تایپ کنیم، می توانیم از منوی Insert و از فرمان Date and Time استفاده نمائیم، پنجره مخصوصی باز می شود که فرم های مختلفی از تاریخ و ساعت را در آن می بینیم و می توانیم یک نوع را انتخاب کنیم. ضمناً دریچه ای داریم که در آنجا می توانیم زبان (Language) را تعیین کنیم که فارسی یا انگلیسی باشد. دردریچه پایین تر نیز نوع تقویم را که یکی از دو حالت هجری عربی یا Western است، مشخص می کنیم. متاسفانه برای هجری شمسی که دقیق ترین تقویم جهان است، گزینه ای وجود ندارد. چنانچه کنار Update automatically تیک بزنیم، تاریخ و ساعت به طور خودکار با ساعت و تاریخ کامپیوتر هماهنگ می شود.

 

نماد (Symbol): (تایپ کردن نمادهای مخصوص که در صفحه کلید موجود نیست)

وارد منوی Insert شده و از فرمان Symbol استفاده می کنیم. پنجره ای باز میشود که نمادهای مختلف در آن وجود دارد. هر مورد را که بخواهیم، انتخاب نموده و بر روی دکمه Insert کلیک می نمائیم و سپس پنجره را می بندیم. آن نماد به جایی می آید که مکان نما در آنجا قرار دارد.

معرفی ملاحضات برای بعضی از نوشته های متن:

در صورتی که بخواهیم خواننده را در مورد نوشته خاصی راهنمایی کنیم، از ملاحضات استفاده می نمائیم. برای این منظور، مکان نما را بر روی نوشته مورد نظر بُرده و وارد منوی Insert می شویم و بر روی فرمان Comment کلیک می نمائیم.

به صورت پیش فرض ملاحضات چاپ نمی شود. اگر بخواهیم ملاحضات را اصلاح یا حذف کنیم، باید بر روی آن کلیک راست نموده و از منوی فوری ظاهر شده از فرمانهای Edit Comment و Delete Comment برای ویرایش یا حذف آن استفاده می کنیم.

وارد کردن شکل و تصویر در متن:

برای این منظورها وارد منوی Insert شده و از فرمان Picture استفاده می نمائیم. تعدادی گزینه ظاهر می شود:

1- Clip Art:

دارای تعداد زیادی از تصاویر است که بعضی از آنها در کامپیوتر بوده و برخی دیگر از طریق Internet در اختیار کاربر قرار می گیرند. می توانیم خواسته خود را اعلام کنیم تا سیستم آن را در اختیار ما قرار دهد.

2- From File:

با این گزینه می توانیم تصویری را که قبلاً در یک فایل ذخیره شده است، به داخل سند بیاوریم. البته باید آدرس آن تصویر را بدانیم.

3- From Scanner or Camera:

باید اِسکنر یا دوربین دیجیتال به کامپیوتر وصل باشند تا بتوانیم تصویر یا عکس مورد نظر را از طریق آنها به داخل سند بیاوریم.

4- New Drawing (ترسیم جدید):

در این قسمت کاربر باید بلد باشد که از خودش شکلی را رسم کند و آن را به داخل سند بیاورد.

5- Auto Shapes:

این گزینه کلکسیونی از شکل اشیاء را در اختیار کاربر قرار می دهد. کاربر می تواند با وصل کردن آنها به هم شکلهای پیچیده تری را ایجاد کرده و در سند قرار دهد.

 

6- Word Art:

این گزینه امکان می دهد کاربر نوشته هایی را بصورت هنری در سند ایجاد کند.

7- Organization Chart (چارت سازمانی):

کاربر می تواند با این گزینه هر نوع چارت سازمانی را رسم کند و در سند قرار دهد. در صورتی که بر روی آن کلیک شود، یک کادر ظاهر خواهد شد که 4 باکس بصورت سازمانی در آن قرار دارد. یک نوار ابزارها هم باز می شود که از دکمه های آن می توان برای توسعه یا اصلاح چارت استفاده نمود.

8- Chart: (با این گزینه می توان نمودارهای مورد نظر را ایجاد کرده و در سند قرار داد.)

در صورت کلیک بر روی این گزینه، یک جدول و نمودار وابسته به آن ظاهر می شود. کاربر می تواند سلولهای جدول را بر اساس سلیقه عوض کند. سیستم به خودی خود، نمودار را تغییر خواهد داد. پس از نهایی کردن در بیرون کادر نمودار، کلیک می کنیم. جدول وابسته از بین می رود و نمودار باقی می ماند. حالا اگر بخواهیم تغییراتی در نمودار بدهیم، بر روی نمودار دابِل کلیک می کنیم، مجدداً جدول ظاهر می شود و تغعییرات را اعمال می نمائیم.

 

ایجاد فَرااتّصال (فَراپیوند):

چنانچه بخواهیم کاری کنیم که بعضی از کلمه ها حالت فراپیوند داشته باشند، (یعنی اگر بر روی آنها کلیک کنیم یا اینکه آنها را انتخاب کرده و کلید Enter را فشار دهیم یک فایل خاص باز شود)، می توانیم وارد منوی Insert شویم و از فرمان Hyperlink استفاده نمائیم.

نکته: برای استفاده از فراپیوند می توانیم اولاً: مکان نما را بر روی فراپیوند ببریم و کلید Enter را فشار دهیم. پنجره ای ظاهر خواهد شد، بر روی Yes کلیک می کنیم. ثانیاً: راه دیگر این است که پس از بردن مکان نما بر روی فراپیوند کلید کنترل را نگه می داریم و کلیک می کنیم.

کلیپ بورد (Clipboard):

باید دانست که می توان تا 24 آیتِم را در کلیپ بورد نگهداری کرد. درواقع هر گاه از Copy یا Cut استفاده می کنیم، یک آیتم به کلیپ بورد اضافه می شود و حداکثر تا 24 در آن ماندگار است. اگر کنار هر آیتم کلیک کنیم، یک کپی از آن آیتم به جایی که مکان نما در آنجا قرار دارد، ظاهر خواهد شد.

در حقیقت کلیپ بورد یک واسطه مهم برای کپی کردنف انتقال دادن، انتشار دادن یا جابجا کردن متنها، تصویرها یا اشیاء است. برای فعال کردن کلیپ بورد وارد منوی Edit می شویم و از فرمان Office Clipboard استفاده می نمائیم. کلیپ بورد در سمت راست صفحه بصورت یک پنجره فرعی ظاهر می شود که در آغاز خالی است.

اگراز دکمه Paste All استفاده شود، یک کپی از کل محتوای کلیپ بورد به جایی که مکان نما قرار دارد، می آید. دکمه Clear All، کلیپ بورد را تخلیه می کند.

 

پیدا کردن نوشته ای خاص در سند:

وارد منوی Edit می شویم و بر روی فرمان Find (Control + F)، کلیک می نمائیم. یک پنجره ظاهر می شود که سه برگه دارد. از برگه Find استفاده می کنیم. خواسته خود را در دریچه تاایپ می کنیم و بر روی Find Next کلیک می نمائیم. در صورت وجود هر بار (که کلیک می کنیم) یک مورد را پیدا می کند تا به همین ترتیب به انتهای سند برسیم. چنانچه کنار گزینه Highlight all items found in را تیک بزنیم، دکمه Find Next تنبدیل به دکمه Find All خواهد شد که اگر بر روی این دکمه کلیک شود، تمام موارد را یکجا پیدا می کند.

اگر بخواهیم جزئیات بیشتری را در نظر بگیریم بر روی دکمه More کلیک می نمائیم. گزینه هایی برای جستجو کردن دقیق تر ظاهر می شود. گزینه های سمت چپ فقط مخصوص لاتین است و گزینه های سمت راست مربوط به خط عربی است که بعضی موارد شامل حال فارسی نیز می شود.

گزینه های سمت چپ:

- Match case: یعنی هنگام جستجو حروف بزرگ را با حروف کوچک، متفاوت در نظر بگیرد.

- Find whole words only: یعنی فقط کلمه هایی را در نظر می گیرد که با خواسته ما مطابقت دارد و لاغیر.

- Use wildcards: در این صورت به طور کلی نیز میتواند جستجو کند.

- Sounds link (English): یعنی کلمه هایی را که  همصدا با کلمه مورد نظر ما نیز باشند، پیدا می کند.

- Find all word forms (English): فقط مواردی را پیدا می کند که حرف اول آنها برزگ وبقیه حروف کوچک باشند.

گزینه های سمت راست:

- Match kashida: اگر خواسته را بصورت حرف کشیده وارد کرده باشیم، عین آن را پیدا می کند نه شبیه آن را.

- Match diacritics: فقط حروف تشدید دار را پیدا می کند.

- Match alef hamza: یعنی الف همزه را در نظر می گیرد.

- Match control characters: در پیدا کردن، کاراکترهای کنترلی را هم درنظر می گیرد.

 

جایگزین کردن نوشته با نوشته دیگر:

وارد منوی Edit می شویم. بر روی فرمان Replace کلیک کرده و از برگه دوم یعنی Replace استفاده می کنیم. در این پنجره دو دریچه داریم. در دریچه اول نوشته ای قرار می دهیم که می خواهیم آن را عوض کنیم. در دریچه دوم نوشته ای را قرار می دهیم که می خواهیم جایگزین نوشته قبلی شود. اگر بخواهیم فقط یک مورد را جایگزین کنیم و مورد دیگر پیداشود از گزینه Replace استفاده می کنیم و چنانچه بخواهیم تمام موارد بِلااستثناء جایگزین شوند، از دکمه Replace All استفاده می نمائیم. اگر بخواهیم مورد جدید پیدا شود، دکمه Find Next را مورد استفاده قرار می دهیم. بالاخره اگر بخواهیم جایگزین کردن لغو شود، از دکمه Close استفاده خواهیم نمود.

ایجاد جدول:

یکی از راهها این است که وارد منوی Table شده و از فرمان Insert استفاده کنیم. سپس به سمت راست رفته و بر روی Table کلیک نمائیم. دراین صورت پنجره ای باز می شود که دو ناحیه دارد. در ناحیه اول تعداد ستونها و ردیفها را تعیین می کنیم. در ناحیه دوم، سه گزینه داریم:

 

 گزینه اول یعنی پهنای ستونها ثابت باشد.

گزینه دوم یعنی برحسب نیاز پهنای ستونها عوض شود.

گزینه سوم یعنی پهنای ستونها طوری باشد که جدول

 در پنجره جا بشود.

 

 

 

نکته: اگر از گزینه اول استفاده نمائیم، در دریچه مقابِلِمان می توانیم یک عدد معرفینمائیم که معرف اندازه پهنای تمام ستونها خواهد بود. اگر Auto درنظر بگیریم، سیستم خودش سایز اولیه را برای پهنای ستونها تعیین می کند. در نهایت باید بر روی OK کلیک شود.

انجام بعضی کارها در جدول:

اگر مکان نما را در یکی از سلولها برده و سپس وارد منوی Table شویم و نشانگرموس را بر روی فرمان Insert ببریم، در سمت راست 6 گزینه ظاهر خواهد شد. می توانیم نشانگر موس را به سمت راست برده و از این گزینه ها به شرح زیر استفاده نمائیم:

1- Table:   

اجازه می دهد یک جدول فرعی در داخل سلول ایجاد کنیم.

2- Columns to the Left:

اجازه می دهد یک ستون جدید در سمت چپ سلول جاری ایجاد شود.

3-  Columns to the Right:

اجازه می دهد یک ستون جدید در سمت راست سلول جاری ایجاد شود.

4- Rows Above:

اجازه می دهد یک ردیف جدید در بالای سلول جاری ایجاد شود.

5-  Rows Below:

اجازه می دهد یک ردیف جدید در پایین سلول جاری ایجاد شود.

6- Cells:

اجازه می دهد که سلول یا ستون یا ردیف جدید ایجاد کنیم.

چنانچه بخواهیم کل جدول یا یک ستون یا یک ردیف یا سلولهایی را حذف کنیم، می توانیم وارد منوی Table شده و از فرمان Delete استفاده نمائیم. در سمت راست 4 گزینه ظاهر می شوند کهبه ترتیب عبارتند از:

1- Table: جدول را حذف می کند.

2- Columns: ستون را حذف می کند.

3- Rows: ردیف را حذف می کند.

4- Cells: سلولها را حذف می کند.

 

اگربخواهیم کل جدول یا یک ستون یا یک ریف یا یک سلول را انتخاب کنیم وارد

منوی Table شده و از فرمان Select

استفاده می کنیم. چهار گزینه ظاهرمی شود

 که با استفاده از آنها می توانیم کار مورد نظر

 را انجام دهیم.

 

ادغام کردن دو یا چند سلول همجوار:

ابتدا آنها را انتخاب می کنیم. سپس وارد منوی Table شده و از فرمان Merge Cells استفاده می کنیم. اگر بخواهیم یک سلول را به تعدادی سلول تجزیه کنیم، باید مکان نما در آن سلول باشد سپس وارد منوی Table شده و از فرمان Spilt Cells استفاده مینمائیم. پنجره کوچکی ظاهر می شود. باید اعلام نمائیم کهسلول ما تبدیل به چند ستون و چند ردیف شود.

چنانچه بخواهیم از یک نقطه خاص، جدول را به دو جدول تفکیک کنیم، باید مکان نما را به آنجا برده و سپس از منوی  Table بر روی فرمان Spilt Table کلیک کنیم.

 

  ایجاد جدول با روش پیشرفته:

وارد منوی Table می شویم و از فرمان Draw Table استفاده می کنیم. سیستم یک نوار مخصوص برای ایجاد جدول یا اصلاح آن ظاهر می کند که ابزارهای مختلفی برروی آن قرار دارد. با استفاده از آنها جدول را ایجاد یا اصلاح می نمائیم. ابزارهای روی این نوار عبارتند از:

1- مداد برای رسم خطوط جدول

2- پاک کن برای پاک کردن خطوط اضافی جدول

3- ابزار برای تعیین استیل خطوط جدول

4- ابزار برای تعیین ضخامت خطوط جدول

5- ابزار برای رنگ آمیزی خطوط جدول

6- ابزار جهت مرزگذاری تعدادی از سلولهای همجوار در جدول

7- ابزار جهت رنگ کردن داخل سلولهای جدول

8- ابزار جهت درج جدول فرعی در داخل سلولهای جدول

9- ابزار برای ادغام کردن سلولهای جدول

10- ابزار برای تجزیه کردن سلولهای جدول

11- ابزار برای چیدمان نوشته ها در داخل سلولهای جدول

12- ابزار جهت یکنواخت کردن بلندی ردیف های جدول

13- ابزار جهت یکنواخت کردن پهنای ستونهای جدول

14- ابزار برای زیباسازی نوشته های سلولهای جدول 

15- ابزار برای تغییر جهت دادن نوشته ها در داخل سلول

16- ابزار جهت مرتب کردن محتوای سلولهای یک ستون بصورت صعودی

17- ابزار جهت مرتب سازی محتوای سلولهای یک ستون بصورت نزولی

18- ابزار جهت جمع زدن محتوای سلولهای یک ستون در صورتیکه در آنها عدد باشد.

 

معرفی سربرگ و پابرگ برای سند:

وارد منوی View می شویم. از فرمان Header and Footer استفاده می نمائیم. نوار مخصوصی ظاهر می شود که ابزارهای گوناگونی روی آن قرار دارد. از این ابزارها می توان برای ایجاد سربَرگ و پابَرگ استفاده کرد.

اگر کاربر بخواهد متن مشخصی را با عنوان سربرگ یا پابرگ در نظر بگیرد، می تواند مستقیماً از صفحه کلید آن را تایپ نماید. بدیهی است که چیدمان نوشته ها و نوع قلم و سایز آن و ... را می توان از نوار Format انتخاب کرد. با این دکمه ها می توان اطلاعاتی از قبیل شماره صفحه، تعداد صفحات سند، تاریخ، زمان را وارد کرد. دکمه ای نیز وجود دارد که با کلیک بر روی آن می توانیم از Header به Footer و بالعکس برویم.

اصولاً همان طوری که دیده ایم در آغاز باید با استفاده از Page Setup تنظیمات سند آغاز شود. سپس تایپ سند کامل شود و بعد از آن سربرگ و پابرگ تعریف شود و بالاخره بعد از اِتمام آن مراحل، حالا باید وارد منوی فایل شده و از Print Preview استفاده نمائیم. می توانیم قبل از چاپ ببینیم اگر سند را چاپ کنیم، چگونه توسط چاپگر چاپ خواهد شد. اگر مناسب بود، باید سُراغ پرینت برویم وگرنه مجدداً از Page Setup استفاده کنیم و تغییراتی بدهیم. سپس از پیش نمایش (Print Preview) چاپ استفاده خواهیم نمود. (در نهایت پرینت باید دلچسب باشد.)

آخرین کار این است که وارد منوی فایل شده و از فرمان Print استفاده نمائیم. یک پنجره ظاهر می شود. از دریچه بالا می توان چاپگر را انتخاب کرد.

در ناحیه Page range می توانیم محدوده صفحات را برای چاپ تعیین نمائیم.

All یعنی همه صفحات چاپ شود.

Current page یعنی فقط صفحه جاری چاپ شود. (چنانچه بخواهیم فقط متن های انتخاب شده چاپ شوند می بایست از Selection استفاده نمائیم.)

Pages یعنی صفحات خاصی برای چاپ مد نظر می باشد.

Print what: در این قسمت ما باید Document (سند) را انتخاب نمائیم.

در دریچه Print سه گزینه داریم:

گزینه اول یعنی همه صفحات تعریف شده (All pages in range)

گزینه دوم یعنی صفحات فرد (Odd pages)

گزینه سوم یعنی صفحات زوج (Even pages)

Number of copies: (تعداد یا سری کپی)

می توانیم یک عدد را در این دریچه وارد نمائیم. اگر کنار Collate تیک بزنیم بر اساس مجموعه های متوالی چاپ انجام خواهد شد.

در دریچه Pages per sheet می توانیم اعلام کنیم که هر صفحه به چند صفحه تبدیل شود.

در دریچه Scale to paper size در آخرین لحظه می توانیم مشخص نمائیم اگر مثلاً بر روی کاغذ A4 چاپ انجام خواهد شد ولی با مقیاس کاغذ دیگری آن را چاپ کند مثلاً Legal، Letter و ... .

ادغام پُستی (Mail Merge):

نرم افزار Word از یک قابلیت بسیار پیشرفته برخوردار است که توسط آن می توان انبوهی از نامه های مشابه را برای مخاطبین ایجاد کرد. برای انجام این کار یک ویزارد (Wizard) وجود دارد که طی چند مرحله این کار را انجام می دهد. در حقیقت باید دو فایل ایجاد شود:

الف- فایلی که نامه کلی را بیان می کند و برای گیرندگان مشابه است.

ب- فایلی که لیستی از مشخصات گیرندگان را در خود دارد که تعداد آنها می تواند هر چندتا که بخواهیم، باشد. در واقع این دو فایل را طی مراحلی باید ایجاد کنیم و به ویزارد بگوئیم مشخصات تک تک مخاطبین را در کجاهای نامه اصلی قرار دهد تا برای هر مخاطب یک نامه مستقل ایجاد شود. بدیهی است که اگر یکبار لیست مخاطبین را ایجاد کنیم، می توانیم آن را برای همیشه نگهداری کرده و آن را بِروز نگه داریم، یعنی مشخصات اشخاص جدیدی را به آن اضافه کرده یا مشخصات بعضی ها را که دیگر به آنها کاری نداریم، حذف نمائیم و یا مشخصاتی را اصلاح کنیم.

انجام کار در عمل:

ابتدا نامه اصلی را تایپ کرده و برای احتیاط آن را ذخیره می کنیم. حالا وارد منوی Tools می شویم. نشانگر موس را بر روی فرمان Letter and Malings (نامه و پُستها) می بَریم و در سمت راست بر روی گزینه Mail Merge کلیک می کنیم. در سمت راست صفحه، ویزارد فعال شده و اعلام می نماید که اکنون در مرحله اول از 6 مرحله قرار داریم. در این مرحله 5 گزینه داریم که از گزینه اول یعنی Letters استفاده می کنیم.

در پایین صفحه بر روی Next کلیک می نمائیم تا به مرحله بعدی برویم.

وارد مرحله دوم می شویم. در این مرحله 3 گزینه داریم:

گزینه اول یعنیاز سند جاری که باز است به عنوان نامه اصلی استفاده شود.

گزینه دوم یعنی قبلاً تعدادی مُدل (Tamplate) ساخته ایم و می خواهیم یک مدل را برگزینیم.

گزینه سوم یعنی نامه اصلی قبلاً ساخته شده است و در یک فایل قرار دارد و اکنون باز نیست و می خواهیم آن را باز کنیم. در خصوص کار ما گزینه اول درست است و پس از انتخاب آن بر روی Next کلیک می کنیم. وارد مرحله سوم می شویم.

در این مرحله سه گزینه داریم:         

گزینه اول: یعنی قبلاً لیست مشخصات را ساخته ایم و در یک فایل وجود دارد و می بایست از آن استفاده کنیم.

گزینه دوم: یعنی می خواهیم از دفترچه یادداشت الکترونیکی که قبلاً با Outlook ساخته ایم، استفاده نمائیم.

گزینه سوم: یعنی می خواهیم لیست جدیدی تایپ کنیم زیرا از قبل لیستی نداریم. در مورد ما گزینه سوم درست است. کمی پایین تر از آن بر روی Create (ایجاد) کلیک کرده تا آماده ایجاد شویم. پنجره ای باز می شود. در این پنجره انواع اطلاعات برای مخاطبین پیش بینی شده است که قالباً ما با اکثر آنها کار نداریم.

می توانیم برای خود یک پنجره سفارشی ایجاد نمائیم که در آن فقط خواسته های مورد نظر خودمان وجود داشته باشد. بر روی گزینه Customize کلیک می کنیم تا یک لیست سفارشی ایجاد نمائیم. پنجره جدیدی ظاهر می شود که تمام فیلدهای قبلی در آن قرار دارد و ما می توانیم آنهایی را که نمی خواهیم، حذف کنیم، نام آنها را عوض کنیم، مشخصات جدیدی اضافه نمائیم و ... . ما می خواهیم فقط خطاب، نام و نام خانوادگی داشته باشیم ولاغیر.

به همین دلیل فقط سه فیلد اول را نگه می داریم و بقیه را دور می ریزیم. نام این سه فیلد را، ایرانی (فارسی) می کنیم. پس از نهایی کردن نام فیلدها بر روی دکمه OK کلیک می کنیم.

 پنجره جدیدی باز می شود که برچسب فیلدهای آن همان است که ما ایجاد کرده ایم. حالا باید مشخصات هر یک را در فیلدها درست کرد و بر روی New Entry کلیک نمود تا لیست تکمیل شود.

 بر روی دکمه Close کلیک میکنیم. پنجره ای باز می شود. سیستم از ما می خواهد لیست را ذخیره کنیم. سیستم همیشه پیشنهاد می دهد این گونه لیست ها را در پوشه مخصوصی به نام My Data Sources (منابع داده های متن) ذخیره نمائیم. در دریچه نامِ فایل (File Name) نامی را وارد کرده و کلیک می نمائیم.

 سیستم پنجره جدیدی را ظاهر می کند و در آن لیست مخاطبین را به ما نشان می دهد. بر روی OK کلیک می کنیم.

باید دانست که Word به طور خودکار یک نوار ابزارهای جدید در اختیار ما می گذارد که نام آن Mail Merge است. می توانیم از دکمه های این نوار برای ادامه کار استفاده کنیم.

 بر روی دومین گزینه یعنی Open Data Source کلیک می نمائیم. پنجره ای باز می شود. فایل مربوط به لیست مخاطبین را انتخاب کرده و باز می کنیم.

این فایل باز می شود اما ظاهراً آن را نمی بینیم.

 حالا مکان نمار را به جایی می بریم که می باید اولین فیلد مربوط به مشخصات در آنجا قرار گیرد. حالا بر روی ششمین دکمه یعنی Insert Merge Fild کلیک می نمائیم. پنجره کوچکی باز می شود که اسامی فیلدها را در آن می بینیم. اولین فیلد را انتخاب می کنیم. در پایین این پنجره بر روی دکمه Insert کلیک می کنیم. موقتاً این پنجره را می بندیم. حالا باید مکان نما در جایی باشد که باید فیلد دوم در آنجا قرار بگیرد. نکته مهم این است که اگر فیلدها پشت هم قرار دارند، باید بین آنها حداقل یک جای خالی باشد. جای خالی را خودمان ایجاد می کنیم.

مجدداً بر روی دکمه ششم کلیک می کنیم. فیلد دوم را انتخاب کرده و بر روی دکمه Insert کلیک می کنیم تا این فیلد سرِجای خود قرار گیرد و باز هم پنجره را Close می کینیم و کار قبلی را تکرار می نمائیم. باید همه فیلدها سرِجای خود قرار گیرند.

حالا باید بر روی دکمه Merge to New Document (چهارمین دکمه از انتهای نوار) کلیک کنیم.

 پنجره کوچکی ظاهر می شود و با ما در میان می گذارد که آیا می خواهیم برای همه مخاطبین نامه بسازیم (All) یا اینکه فقط برای نفر جاری (Current record) یا اینکه محدوده ای از مخاطبین (From … to).

پس از انتخاب خود (All انتخاب ما می باشد) بر روی OK کلیک می کنیم.

  سوال:

با استفاده از Envelopes and labels … یک پاکت نامه به سند موجود اضافه نمائید.

پاسخ: وارد منوی Tools می شویم. نشانگر موس را بر روی فرمان Letters and mailings می بریم. به سمت راست رفته و بر روی سومین گزینه (Envelopes and labels …) کلیک می کنیم. پنجره ای ظاهر می شود. بر روی دکمه Add to document کلیک می نمائیم. شکل یک پاکت نامه به سند اضافه می شود.

 - برای دیدن صفحات ایجاد شده در سمت چپ پنجره جاری به صورت کوچکتر، وارد منوی View شده و بر روی فرمان Thumbnails کلیک می کنیم. شکل یک قاب در سمت چپ صفحه ظاهر می شود. برای برداشتن آن نیز مجدداً وارد منوی View شده و بر روی فرمان Thumbnails کلیک می کنیم.

- برای دیدن صفحه جاری در ابعاد کامل (طوری که تمام صفحه مانیتور را پوشانده و نوار ابزار و فرمان ها مشاهده نمی شوند) وارد منوی View شده و بر روی فرمان Full Screen کلیک می کنیم. صفحه در ابعاد کامل مشاهده می شود و پنجره کوچکی نیز در (پایین) صفحه مشاهده می شود. با کلیک بر روی فرمان Close Full Screen که بر روی این پنجره کوچک قرار دارد، پنجره Word به حالت معمولی (حالت قبل) در می آید.

نکته: در حالت  Full Screen، نوار منو به صورت نامرئی (مخفی شده) در بالای صفحه وجود دارد و در صورتی که موس را به سمت بالای صفحه ببریم پدیدار خواهد شد.

+ نوشته شده در  شنبه دوم خرداد 1388ساعت 10:20 بعد از ظهر  توسط معصومه شاهسون  |