آموزش

آشنایی با اسلایدها (ایجاد اسلایدها) و ارائه              introduction to PowerPoint

 آشنایی با نرم افزار M-S Power Point: (معنی کلمه پاور پوینت، نقطه قوّت می باشد.)

 برای ایجاد اسلایدهای سخنرانی جهت ارائه به حضّار .

این نرم افزار برای سخنران بسیار مفید است. او می تواند قبل از سخنرانی یک فایل مخصوص ایجاد کند که در آن تعدادی اسلاید باشد. (فریم یعنی قاب- هر فریم که بر روی دیوار یا پرده جهت سخنرانی نمایش داده می شود، یک اسلاید است.)

اولین کاری که باید انجام دهیم، این است که این نرم افزار را فعّال کنیم:

روش اول: اگر شمایل میانبر برنامه در رومیزی باشد، بر روی آن دابِل کلیک می کنیم و فعال خواهد شد. 

روش دوم: فرض می کنیم نام برنامه در منوی Start باشد، بر روی آن کلیک می کنیم تا فعال شود.

روش سوم: از مسیر All Programs به Microsoft Office رفته و Power Point را پیدا کرده و سپس بر روی آن کلیک می نمائیم.

روش چهارم: باید دانست که این نرم افزار به صورت پیش فرض فایل های خود را در پوشه My Documents می سازد. اگر بر روی یکی از آن فایل ها کلیک کنیم، اولاً: برنامه Power Point فعال می شود. ثانیاً: آن فایل نیز باز خواهد شد.

انشعاب این نوع فایل ها PPT است. لوگوی این فایل ها به صورت شکل زیر است که شکل مینیاتوری یک اسلاید است:

آشنایی با محیط نرم افزار:

محیط این نرم افزار شباهت های زیادی با محیط Word دارد امّا ویژگی های خاصی نیز دارد که باید به آنها توجه دقیق شود. بالاترین نوار، نوار عنوان است. در این نوار، نام برنامه Power Point همراه با نام فایلِ ارائه را می بینیم. نوار بعدی نوار منو است. 50 درصد فرمان های منوها، همان هایی هستند که در Word دیده ایم. از این فرمان ها برای ایجاد محتوای اسلایدها استفاده می کنیم که شامل متن ها، تصویرها، رنگ ها، صداها، حرکت ها و ... می شوند امّا 50 درصد دیگر فرمان ها مخصوص این برنامه است که مربوط می شود به حرکت دادن اسلایدها هنگام نمایش، حرکت دادن نوشته ها یا تصاویر موجود در اسلایدها و نمایش دادن اسلایدها به صورت هایی که می خواهیم، اتوماتیک کردن نمایش اسلایدها، قالب هایی که برای ساختن اسلایدها استفاده می کنیم، دکمه های مخصوصی که در اسلایدها ایجاد می کنیم و ... .

مشابه محیط Word تعداد زیادی نوار ابزارها داریم که می توانیم بر حسب ضرورت آنها را فعال یا غیر فعال کنیم. نوارهای استاندارد و فُرمت بهتر استن همیشه در صحنه باشند زیرا از دکمه های آنها بسیار زیاد استفاده می کنیم. کَم یا زیاد کردن دکمه های این نوارها دقیقاً مشابه Word است. در اینجا نیز Task Pane داریم که البته محتوای آن درخیلی از مواقع با Word متفاوت است. به عنوان مثال از قالبهای مختلف برایایجاد اسلاد جاری استفاده می کنیم. در ناحیه بزرگی که سَنَد Word را تایپ می کردیم، می توانیم در هر لحظه یک اسلاید بسازیم. زیر هر اسلاید یک ناحیه مستطیل باریک می بینیم که مربوط به یادداشت های اسلاید است. در حقیقت کاربَر میتواند به صورت اختیاری درزیر هر اسلاید یادداشت تایپ کرده تا راهنمای او باشد.

به ترتیب که اسلایدها را می سازیم، به صورت مینیاتوری پشتِ هم آنها را در کنار اسلاید جاریمی بینیم. می توانیم هر مورد را انتخاب کرده تا آن مورد اسلاید جاری شود و بتوانیم آن را اصلاح کنیم. معمولاً سیستم نوار ابزارهای ترسیم Drawing را در پایین صفحه ظاهر می کند تا ایجاد شکل ها برای کاربر سریع تر بشود ولی اگر زمان هایی آن را لازم نداشته باشد، می تواند نوار را مخفی (غیر فعال) نماید. نوار کِرِم رنگ وضعیت (Status Bar) نیز در بالای نوار وظیفه حضور دارد. بعضی از اطلاعات را میتوان از این نوار مشاهده کرد. ساده ترین آنها این است که می فهمیم در چندُمین اسلاید هستیم و تا حالا چند اسلاید ساخته ایم. ذخیره کردن فایل ها و باز کردن آنها مشابه  Wordاست.

تغییر دادن جهت اسلایدهای مینیاتوری:

به صورت پیش فرض، اسلایدهای مینیاتوری درسمت چپ اسلاید جاری قرار میگیرند اما می توانیم آنها را به سمت راست اسلاید جاری انتقال دهیم. برای این منظور وارد منوی View می شویم، نشانگر موس را بر روی فرمان View Direction می بَریم. دو گزینه ظاهر می شود. اولی چپ به راست و دومی راست به چپ است. می توانیم مورد دوم را انتخاب کنیم.

اسلایدهای مینیاتوری در یک پنجره فرعی قرار دارند. می توان آن را بَست.

سوال:

اگر اسلایدهای مینیاتوری بسته شده باشند، چگونه آنها را باز کنیم؟

پاسخ: وارد منوی View شده و بر روی فرمان Normal (Restore Panes) کلیک می کنیم.

استفاده از قالب ها برای ایجاد اسلاید:

هر گاه بخواهیم اسلاید جدیدی ایجاد کنیم، بهتر است ابتدا مشخص نمائیم که از چه قالبی برای ایجاد آن استفاده می کنیم. برای این منظور روش سیستماتیک آن است که ابتدا وارد منوی فرمت شده و بر روی فرمان Slide Layout کلیک کنیم. مجموعه ای از قالب ها در ناحیه Task Pane ظاهر می شوند. حالا می توانیم هر دفعه یک قالب را انتخاب کنیم و اسلاید جاری را بر اساس آن قالب بسازیم. هر قالب یک عنوان دارد.

باید دانست که هر قالب دارای یک یا چند جانِگهدار (Place Holder) می باشد که در هر جانگهدار می توان نوع خاصّی از اجناس را وارد کرد. مثلاً: متن، تصویر، نشانه گذاری، عدد گذاری و ... .

چنانچه بخواهیم اسلاید جدیدی را آغاز کنیم، یک راه این است که وارد منوی Insert شده و بر روی فرمان New Slide کلیک نمائیم. راه دیگر این است که بر روی دکمه New Slide واقع در نوار فُرمت کلیک نمائیم.

نمایش اسلایدهای ارائه:

یکی از راهها این است که پس از باز کردن فایل ارائه وارد منوی View شویم و بر روی فرمان Slide Show کلیک نمائیم.

بدیهی است که می توان از کلید میانبر F5 نیز استفاده کرد.

راه دیگراین است که وارد منوی  Slide Showشده و بر روی فرمانShow  View کلیک نمائیم.

در پایین اسلایدی که در حال نمایش است 4 دکمه دیده می شود. فِلِش به راست اسلاید بعدی را نشان خواهد داد و فلش به چپ اسلاید قبلی را.

اگر هنگام نمایش اسلایدها بر روی دکمه مربع شکل کلیک شود یک منو ظاهر خواهد شد که از گزینه های آن می توانیم استفاده نمائیم:

1- Next: اسلاید بعدی را به نمایش در می آورد.

2- Previous: اسلاید قبلی را به نمایش در می آورد.

3- Last Viewed: آخرین اسلایدی را که دیده بودیم، بار دیگر به نمایش در می آورد.

4- Go to slide: عناوین اسلایدها را ظاهر می کند. می تو.انیم به هر اسلایدی که می خواهیم، برویم.

5- Custom Show: می توانیم یکی از نمایش های سفارشی خود را فعال کنیم تا اسلایدهای خاصی، یکی پس از دیگری قابل نمایش شوند.

تذکر: کاربر می تواند زیر مجموعه ای از اسلایدهای خود را گلچین کند و به آنها نام مخصوصی بدهد. در آن صورت می گوئیم نمایش سفارشی تعریف کرده ایم. می توانیم از کل اسلایدهای خود یک یا چند نمایش سفارشی تعریف کنیم.

6- Screen: این گزینه خود دارای پنج گزینه فرعی است که به ترتیب عبارتند از:

الف- Black screen: یعنی یک صفحه تاریک و سیاه برای حضّار روشن شود (اسلاید بی محتوا).

ب- White screen: یعنی یک صفحه تاریک و سیاه برای حضّار روشن شود (اسلاید بی محتوا).

ج- Show/Hide Ink Markup: در صورتی که قبلاً بر روی بعضی از اسلایدها با قلم الکترونیکی علامتگذاری کرده باشیم با این گزینه می توانیم آن علامت ها را برای حضّار آشکار یا مخفی نمائیم.

د- Speaker Notes: یادداشت های سخنران را می توان با این گزینه برای حضّار مخفی یا آشکار کرد.

ه- Switch Programs: با این گزینه می توانیم موقتاً نمایش را رها کنیم و یکی از برنامه هایی را که قبلاً آن را باز کرده و در نوار وظیفه داریم، فعال کنیم. با بستن برنامه مجدداً به نمایش اسلایدها بر می گردیم.

7- Help: راهنمایی مختصر و مفید ظاهر می کند که ممکن است بعضی از کاربران از آن راهنمایی استفاده نمایند. غالباً نقش کلیدهای میانبر در این راهنمایی ظاهر می شود.

8- Pause: در صورتی که نمایش اسلایدها را اتوماتیک کرده باشیم، می توانیم با این گزینه موقتاً نمایش را متوقف کنیم.

9- End show: نمایش را خاتمه می دهد.

دکمه قلم؛ تعدادی گزینه ظاهر می کند که به ترتیب عبارتند از:

الف- Arrow: منو را می بندد.

ب- Ballpoint Pen: قلمی را در اختیار ما قرار می دهد که نوک توپی دارد. می توانیم با آن هنگام سخنرانی، قسمت هایی (جاهایی) را که صلاح می دانیم رنگ آمیزی کنیم.

ج- Felt Tip Pen: قلم نوک مربعی در اختیارمان قرار می دهد که با آن می توانیم، جاهایی را که می خواهیم علامتگذاری کنیم.

د- Highlighter: یک Highlighter در اختیار ما قرار می دهد (مشابه ماژیک فسفری) و می توانیم با آن علامتگذاری کنیم.

ه- Ink Color: با این گزینه می توانیم هر یک از رنگ های قلم با نوک توپی، قلم با نوک مربعی و همچنین قلم با نوک فسفری را عوض نمائیم.

و- پاک کن (Eraser): با این گزینه می توانیم رنگ های علامتگذاری ها و فسفری را پاک کنیم. هر بار یک مورد را پاک می کند.

ز- Eraser All Ink on Slide: با این گزینه می توان کلیه علامتگذاری ها را یِکجا پاک کرد.

ک- Arrow Options: با این گزینه می توانیم نشانگر موس را آشکار یا پنهان کنیم و یا به حالت اتوماتیک در آوریم.

نکته: اگر نشانگر موس را پنهان کنیم موس نقش خود را برای ظاهر کردن اسلایدهای بعدی به درستی ایفا می کند امّا نشانگر را نمی بینیم یعنی با هر کلیک می توانیم اسلاید بعدی را ظاهر کنیم ولی آن را نمی بینیم. حالا اگر بخواهیم نشانگر را آشکار کنیم کلیک راست می کنیم، یک منو ظاهر می شود. نشانگر موس را بر روی Pointer Options می بریم، به سمت راست رفته و به گزینه Arrow Options می رویم و از آنجا می توانیم نشانگر را آشکار کنیم.

نکته مهم: در هر اسلاید که باشیم (فرقی ندارد) با فشار دادن کلید Esc (Escape) نمایش خاتمه می یابد.

دانستن بعضی از موضوعات:

1- چنانچه بخواهیم یک اسلاید جدید بعد از آخرین اسلاید اضافه کنیم باید ابتدا آخرین اسلاید را انتخاب نموده، سپس از New Slide استفاده کنیم.

2- اگر بخواهیم بعد از اسلاید خاصی، یک اسلاید جدید داشته باشیم ابتدا آن اسلاید را انتخاب کرده و سپس از New Slide استفاده می کنیم.

3- چنانچه بخواهیم قبل از اولین اسلاید، یک اسلاید جدید اضافه نمائیم، بر روی ضلع بالای اسلاید مینیاتوری اوّل کلیک راست کرده و از منوی ظاهر شده بر روی New Slide کلیک می کنیم.

4- اگر بخواهیم یک اسلاید را عیناً تکرار کنیم، مینیاتوری آن را انتخاب کرده و وارد منوی Insert می شویم و سپس بر روی فرمان Duplicate Slide کلیک می کنیم.

5- برای مخفی کردن یک اسلاید طوری که هنگام نمایش دیده نشود، بر روی مینیاتوری آن کلیک راست کرده و از منوی ظاهر شده بر روی گزینه Hide Slide کلیک می کنیم. (اطراف شماره اسلاید مینیاتوری یک کادر ظاهر می شود.)

6- برای حذف یک اسلاید بر روی مینیاتوری آن کلیک راست کرده و از منوی فوری ظاهر شده بر روی گزینه Delete Slide کلیک می نمائیم.

7- در صورتی که بخواهیم اسلایدهای مخفی شده را آشکار کنیم بر روی اسلاید مینیاتوری مخفی شده کلیک راست نموده و از منوی فوری ظاهر شده بر روی فرمان Hide Slide کلیک می کنیم. کادر اطراف شماره اسلاید مینیاتوری از بین می رود.

بررسی امکانات Power Point برای ایجاد محتوای اسلایدها و تغییر دادن محتوا:

وارد منوی Insert می شویم، امکاناتی را می بینیم؛

- با استفاده از فرمان Slide Number می توان به اسلایدها شماره داد.

- با استفاده از فرمان Data and Time برای اسلایدها تاریخ و زمان تعیین می نمائیم.

- از فرمان Symbol استفاده می کنیم و کاراکترهایی که در صفحه کلید نیست را از سیستم پیدا کرده و در اسلایدها وارد می کنیم.

- از فرمان Comment استفاده می کنیم و در جاهایی که ابهام وجود دارد، ملاحضات تایپ می کنیم.

- از فرمان Slides from Files استفاده می کنیم و اسلایدهای موجود در یک فایل دیگر را که قبلاً ساخته ایم بر می گزینیم و به فایل جاری می آوریم.

- از فرمان Slides from Outline استفاده کرده و اصطلاحاً اسلایدهای خارج از خط را اگر وجود داشته باشند بر می گزینیم و به فایل جاری می آوریم.

- از فرمان Picture می توانیم استفاده کنیم و انواع تصویرها (شکل ها) را در داخل فایل ایجاد نمائیم. از فرمان Diagram استفاده نموده و دیاگرام های مختلف را در اسلایدها می سازیم.

- از فرمان Text box استفاده کرده، کادرهای متنی ایجاد می کنیم و داخل اسلایدها میگذاریم. می توانیم به این کادرها زاویه بدهیم.

- از فرمان Movies and Sounds استفاده می کنیم، فیلم ها را داخل اسلایدها قرار می دهیم.

- از فرمان Chart استفاده نموده و به اسلایدها نمودار می دهیم.

- از فرمان Table استفاده نموده و در اسلایدها جدول قرار می دهیم.

- از فرمان Object استفاده نموده و اگر با نرم افزارهای گرافیکی آشنا باشیم از خودمان شکل کشیده و در اسلایدها قرار می دهیم.

- بالاخره از فرمان Hyperlink استفاده نموده و در اسلایدها فَراپیوند قرار می دهیم. این فراپیوندها می توانند هر کدام یک فایل دیگر را باز کنند. کارکنان حرفه ای میتوانند آن فایل ها را از نوع ارائه بگیرند.

سوال:

یک دیاگرام سیکل بسته درست کنید که نوشته های آن به ترتیب عبارت باشند از:

شخم زدن زمین، بذرپاشی، ماله کشیدن، آبیاری، وجین، برداشت.

 

 

همان طور که مشاهده می کنید یک نوشته دیگر نیز با عنوان فروش به عناوین قبلی اضافه شده است.

نکته:

اگر یک کادر متنی ایجاد کرده باشیم و بخواهیم آن را به اندازه کاملاً مشخصی بچرخانیم، میبایست یک کلیککرده و کادر را انتخاب کنیم. سپس وارد منویFormat  می شویم و بر روی آخرین گزینه یعنی Text box کلیک میکنیم. پنجره ای باز می شود که برگه هایی دارد. ازهر برگهمی توان نوعی تغییر را در کادر ایجاد کرد. دربرگه Size میتوانیم عددی را در دریچه Rotation (چَرخش= دَوَران) قرار داده و بر روی OK کلیک نمائیم.

فرمان Movies and Sounds: اگر از این فرمان استفاده کنیم سیستم 6 گزینه را برایمان ظاهر می کند که به ترتیب می توانیم از آنها برای انجام کارهای زیر استفاده نمائیم.

1- آوردن فیلم از سازمان کلیپ (Movie from Clip Organizer)

2- آوردن فیلم از سی دی و ... یا اطلاعات ذخیره شده روی هارددیسک (Movie from File)

3- آوردن صدا از سازمان کلیپ (Sound from Clip Organizer)

4- آوردن صدا از فایل (Sound from File)

5- آوردن صدا از یک سی دی (Sound CD Audio Track)

6- ضبط صدا (Record Sound)

سوال: می خواهیم نموداری برای عملکرد 5 سال متوالی رسم کنیم. برای هر سال درآمد و هزینه را جداگانه در نظر بگیرید.

- چنانچه بخواهیم نمودارهای اساسی تری را در اسلاید داشته باشیم، می توانیم در اِکسل آن را ایجاد نمائیم. سپس آن را به کلیپ برد برده (Copy و Cut) و با Paste آن را به اسلایدها بیاوریم.    

- برای ایجاد جدول در اسلاید یک راه این است که وارد منوی Insert شده و از فرمان Table استفاده نمائیم. راه اساسی تر این است که در محیط Word جدول را ایجاد کرده و آن را با Copy و Paste به اسلاید جاری بیاوریم.

استفاده از امکانات Object:

وارد منوی Insert شده و از فرمان Object استفاده می نمائیم. پنجره ای باز می شود که در آن اسامی تعدادی برنامه را می بینیم. با هر برنامه که آشنایی داشته باشیم می توانیم، شکلی را از خودمان رسم کنیم. با بستن برنامه آن شکل داخل اسلاید جاری ما قرار می گیرد.

ایجاد فَراپیوند (Hyperlink):

می توانیم نوشته ای را به یک فایل ربط دهیم که به آن فَراپیوند می گوئیم. در آن صورت هنگامی که اسلاید را نمایش می دهیم، اگر نشانگر موس را بر روی فَراپیوند ببریم و کلید Enter را فشار دهیم، فایل مربوطه باز خواهد شد. با بستن آن فایل، خود به خود به اسلاید جاری بر می گردیم و می توانیم نمایش را ادامه دهیم.

استفاده از فرمان های نوار فُرمت (Format):

1- فرمان فونت (Font): برای معرفی نوع قلم، استیل قلم، سایز قلم و همچنین اضافه کردن جلوه های ویژه به متون به کار می رود. موضوعاتی از قبیل تعیین قلم لاتین، قلم فارسی، استیل و سایز (Size) قلم، رنگنوشته ها و جلوه هایی از قبیل زیرخط برای نوشته ها، سایه گذاری نوشته ها، برجسته کردن نوشته ها، بالا بردن یا پایین آوردن نوشته ها را می توانیم انجام دهیم.

2- نشانه گذاری و شماره گذاری:

مشابه محیط Word وارد منوی Format شده و از فرمان Bullets and Numbering استفاده می کنیم. می توانیم از نوشته های مختلف یا شماره گذاری های گوناگون استفاده نمائیم.

3- چیدمان (Alignment):

در منوی Format ازاین گزینه استفاده می کنیم و دارای 5 گزینه فرعی است که عبارتند از:

الف- چپ چین (Align Left)

ب- وسط چین (Center)

ج- راست چین (Align Right)

د- تراز (Justify)

ه- تراز کوتاه (Justify Low)

نکته: معمولاً اگر فارسی تایپ می کنیم از راست چین یا وسط چین استفاده می نمائیم و اگر انگلیسی تایپ می کنیم از چپ چین یا وسط چین. در صورتی که متن طولانی باشد و هر جمله بیش از یک سطر شود، می توانیم از گزینه های تراز یا تراز کوتاه استفاده نمائیم.

4- گزینه Paragraph Direction:

این گزینه دو حالت دارد؛ یکی از حالت ها جهت پاراگراف را راست به چپ می کند (معادل آن است که در نوار Format دکمه سمت راست را انتخاب کنیم) و دیگری پاراگراف را چپ به راست می کند (معادل آن است که در نوار Format دکمه سمت چپ را انتخاب کنیم).

5- گزینه Line Spacing:

بااین فرمان می توانیم فاصله بین سطرها را تغییر دهیم. ابتدا بید متن مورد نظر را انتخاب نموده وسپس از این فرمان استفاده نمائیم. در صورتی که متن طولانی باشد واز چند پاراگراف تشکیل شده باشد، میتوانیم اعلام نمائیم که قبل از هر پاراگراف وبعد از هر پاراگراف چه مقدار فضای خالی رَها شود.  

6- گزینه Change Case:

با این گزینه می توان حالت حروف لاتین راتغییر داد. ابتدا باید متن لاتین را انتخاب نموده و سپس وارد منوی  Format شده و بر روی فرمان Change Case کلیک کنیم. 5 گزینه ظاهر می شود که با آنها می توان به ترتیب حالت متن را به صورت های زیر در آورد:

الف- Sentence case (حالت جمله): یعنی اولین حرف هر جمله بزرگ و بقیه کوچک می شوند.

ب- lowercase: تمام حروف کوچک می شوند.

ج- UPPERCASE: تمام حروف بزرگ می شوند.

د- Title Case: حرف اول تمام کلمه ها بزرگ می شود و بقیه حروف کوچک.

ه- tOGGLE cASE: حروف کوچک، بزرگ می شوند و حروف بزرگ، کوچک.

7- گزینه Replace Fonts:

   با این گزینه می توانیم نوع قلم متنی را که قبلاً تایپ کرده ایم، عوض نمائیم. برای این منظور ابتدا متن تایپ شده را انتخاب می کنیم. سپس وارد منوی Format شده و بر روی فرمان Replace Fonts کلیک می نمائیم. پنجره ای ظاهر می شود که دو دریچه دارد. در دریچه بالایی قلم فعلی را نشان می دهد و در دریچه پایینی می بایست قلم جدید را انتخاب کنیم. برای تائید بر روی دکمه Replace کلیک می نمائیم.

  8- گزینه Slide Design:

با این گزینه می توانیم یک یا تمام اسلایدها را به صورت ظاهری خاصی در آوریم. معمولاً اگر کاربر بخواهد دقت کمتری برای زیباسازی اسلایدها صرف نماید، می تواند از این گزینه برای زیباسازی استفاده کند. بر روی این گزینه کلیک می کنیم. در سمت راست صفحه مدل های مختلفی از اسلایدها را خواهیم دید که ظاهرهای متفاوتی دارند. هر مورد را که بخواهیم مورد استفاده قرار دهیم، بر روی آن کلیک راست می کنیم تا گزینه هایی ظاهر شود.

چنانچه بخواهیم این مورد برای تمامی اسلایدها به کار رود بر روی اولین گزینه کلیک می کنیم. امّا اگر بخواهیم آن را فقط برای اسلایدهای آتی به کار بریم گزینه سوم را انتخاب می کنیم. بالاخره اگر بخواهیم این شکلها برای مصارف بعدی بزرگتر دیده شوند بر روی گزینه چهارم کلیک می کنیم.

 

9- Slide Layout:

با این گزینه قبلاً کار کرده ایم. قالب های اسلایدها در سمت راست صفحه ظاهر می شوند. برای ایجاد هر اسلاید جدید از یکی از قالب ها استفاده می کنیم تا اسلاید جدید با آن قالب ایجاد شود که قبلاً دیده ایم.

     10- گزینه Background:

با این گزینه می توانیم برای هر اسلاید پَس زمینه تعریف کنیم. پنجره ای ظاهر می شود که در پایین آن یک دریچه قرار دارد. از داخل دریچه می توان یک رنگ را برای پَس زمینه در نظر گرفت. مشابه آنچه را که در Word دیده ایم، می توانیم از رنگ های اضافی و جلوه هی ویژه از قبیل گرادیان استفاده کنیم.

اگر از دکمه Apply استفاده کنیم فقط برای اسلاید جاری به کار می رود امّا اگر از گزینه Apply to All استفاده شود، روی تمام اسلایدها به کار خواهد رفت.

تنظیمات اولیه اسلایدها برای نمایش:

وارد منوی Slide Show می شویم و از فرمان Setup Show استفاده می نمائیم. پنجره ای باز می شود که دارای تعدادی ناحیه است:

 

1- ناحیه Show type: در این ناحیه 3 گزینه داریم.

گزینه اول باعث می شود که اسلایدها به صورت تمام صفحه به نمایش درآیند و در صورتی که در اسلایدها صدا باشد، صداها نیز شنیده خواهد شد.

گزینه دوم باعث می شود که اسلایدها همگی در یک پنجره ظاهر شوند و سخنران با پیمایش آنها را به حضّار نشان دهد.

گزینه سوم بلعث می شود که فقط اسلاید جاری به صورت Kiosk و تمام صفحه به نمایش درآید.

تذکر: غالب اوقات از گزینه اول استفاده می نمائیم. از گزینه دوم برای نشان دادن اسلایدها به صورت آزمایشی برای خودی ها استفاده می شود و برای عموم حضّار جالب نیست. گزینه سوم نیز برای مواردی است که یک اسلاید خیلی پُرمحتوا است، آن را ظاهر می کنیم تا خودمان یا دوستانِمان در مورد آن قضاوت کنند که آیا زیبایی لازم را دارد یا ندارد.

2- ناحیه Show Slides:  در اینجا نیز 3 گزینه داریم.

گزینه اول یعنی All باعث می شود که تمام اسلایدها به نمایش دَرآیند.

گزینه دوم باعث می شود که محدوده ای از اسلایدها به نمایش دَرآیند نه تمام اسلایدها.

گزینه سوم (نمایش سفارشی: Custom Show)، اگر قبلاً یک یا چند نمایش سفارشی تعریف کرده ایم این گزینه روشن خواهد شد. از دریچه پایین این گزینه می توانیم نام نمایش سفارشی را انتخاب نموده تا فقط اسلایدهای خاصی نمایش داده شوند.

3- ناحیه Show Options:  در اینجا نیز 3 گزینه داریم.

گزینه اول باعث می شود که نمایش اسلایدها به صورت حلقه تکرار درآیند. (حلقه تکرار: Loop) با فشار دادن کلید Escape نمایش خاتمه می یابد.

گزینه دوم باعث می شود که اسلایدها بدون پخش صدا به نمایش درآیند.

گزینه سوم باعث می شود که اسلایدها بدون انیمیشن و حرکت باشند.

4- ناحیه Advance Slides: در این ناحیه 2 گزینه داریم.

الف- گزینه (دستی= Manually): باعث می شود که پَرِش اسلایدها توسط سخنران انجام شود.

ب- گزینه دوم باعث می شود که اگر برای بعضی یا تمام اسلایدها زمان نمایش تعریف کرده ایم، آن زمان مورد استفاده قرار گیرد. البته اگر سخنران کلیک نماید پَرِش انجام خواهد شد.

5- ناحیه Multiple monitors:

این ناحیه هنگامی استفاده می شود که ما بیش از یک مانیتور را به کِیس وصل کرده باشیم. حالا باید اعلام نمائیم که اسلایدها در کدام مانیتور به نمایش دَرآیند که این مورد در کشور ما معمول نیست.

6- ناحیه Performance (کارآیی):

در این ناحیه یک جا برای تیک زدن داریم. اگر آن را تیک بزنیم باعث می شود که اسلایدها بر اساس قابلیت کارت گرافیکی کامپیوتر ما با کیفیت بهتری نشان داده شوند.اگر تیک نزنیم از یک قابلیت نُرمال استفاده می شود. فقط در مواردی مناسب است که قابلیت کارت گرافیکی خیلی بالا باشد. دراین ناحیه یک دریچه نیز داریم که از آنجا می توان وضوح تصویر را از لحاظ تعداد پیکسِل ها انتخاب کرد. پس از اعمال تنظیمات باید بر روی دکمه OK کلیک شود.

 

انتقال اسلایدها (Slide Transition):

از این گزینه که در منوی Slide Show قرار دارد برای معرفی زمان، برای نمایش اسلایدها و همچنین معرفی حرکت هنگام نمایش اسلایدها استفاده می کنیم. در سمت راست صفحه نمایش یک پنجره فرعی باز می شود که می توانیم بعضی تنظیمات از قبیل نوع حرکت، سرعت حرکت، صدا هنگام نمایش اسلاید و معرفی زمان برای اسلاید را انجام دهیم.

 

ایجاد نمایش های سفارشی:

وارد منوی Slide Show شده و بر روی فرمان Custom Show کلیک می کنیم. پنجره ای باز می شود.

 بر روی دکمه New کلیک می کنیم. پنجره جدیدی باز می شود. در سمت چپ، عناوین اسلایدها را می بینیم. می توانیم عنوان یک اسلاید را انتخاب کنیم و بر روی دکمه Add کلیک نمائیم تا در سمت راست، آن اسلاید در اختیارِمان قرار گیرد. پس از انتخاب اسلایدهای مورد نظر در دریچه بالای این پنجره نامی را برای نمایش سفارشی انتخاب کرده و بر روی OK کلیک می کنیم.

 دکمه Edit به ما امکان می دهد نمایش سفارشی را اصلاح کنیم یعنی بعضی از اسلایدهای آن را کنار گذاشته و اسلایدهای جدیدی به آن اضافه کنیم یا اسلایدها را جابجا کنیم. با دکمه Remove می توانیم نمایش سفارشی را دور بریزیم. با دکمه Copy می توانیم از نمایش سفارشی یک کپی تهیه کرده و مثلاً بعداً در آن تغییرات ایجاد کنیم. با دکمه Show می توانیم نمایش سفارشی را به نمایش دَرآوریم.

معرفی انیمیشن برای نوشته های داخل اسلایدها:

برای این منظور ابتدا نوشته های اسلاید مورد نظر را انتخاب می کنیم سپس وارد منوی Slide Show شده و از فرمان Animation Schemes استفاده می نمائیم. یک پنجره فرعی در سمت راست باز می شود. از آنجا می توانیم یک نوع حرکت را برای نوشته ها در نظر بگیریم.

اگر بخواهیم به صورت پیش نمایش حرکت را در اسلایدها ببینیم باید در پایین پنجره فرعی کنار Auto Preview تیک داشته باشد. بالاخره اگر بخواهیم این انیمیشن را برای نوشته های سایر اسلایدها هم به کار ببریم باید بر روی دکمه Apply to All Slides کلیک کنیم.

 

معرفی انیمیشن سفارشی:

اگر بخواهیم برای هر یک از نوشته های داخل اسلایدها حرکت جداگانه ای را معرفی کنیم، می بایست از منوی  Slide Showبر روی فرمان Custom Animation کلیک نمائیم. یک پنجره فرعی در مت راست ظاهر می شود. حالا می توانیم نوشته ای را از اسلاید انتخاب کنیم. بر روی دکمه Add Effect کلیک می کنیم. گزینه هایی ظاهر می شود که به ترتیب عبارتند از:

- حرکت هنگام ورود به اسلاید

- حرکت در حین نمایش اسلاید

- حرکت هنگام خروج از اسلاید

- همچنین مسیرهای حرکت

در هر یک از این 4 گزینه تعدادی گزینه داریم که می توان موردی را انتخاب کرد. ضمناً می توان اعلام کرد که شروع واقعیت بر اساس چه واقعه ای باشد؟ جهت حرکت چه باشد؟ سرعت حرکت چه باشد؟ چنانچه بخواهیم حرکت معرفی شده را باطل نمائیم، می توانیم از دکمه Remove استفده کنیم.

معرفی دکمه مخصوص:

می توانیم در داخل اسلاید یک یا تعدادی دکمه مخصوص معرفی کرده و برای هر دکمه نقشی در نظر بگیریم تا در هنگام نمایش اسلاید با کلیک کردن بر روی آن دکمه یا بردن نشانگر موس بر روی دکمه کاری انجام شود. برای این منظورها وارد منوی Slide Show می شویم و نشانگر موس را بر روی گزینه Action buttons می بَریم. تعداد 12 شکل از دکمه ها در اختیارِمان قرار می گیرد. هر کدام را که بخواهیم با کلیک انتخاب می نمائیم.

 اگر با تجربه باشیم، می توانیم شکل دکمه را متناسب با نقش آن انتخاب نمائیم. پس از انتخاب یکی از دکمه ها، در اسلاید جاری Drag می نمائیم. شکل دکمه ایجاد می شود و سیستم پنجرهای را باز می کند تا نقش دکمه را تعریف کنیم. باید توجه داشته باشیم که این پنجره 2 برگه دارد:

 اولی: یعنی اگر بر روی دکمه کلیک کنیم چه اتفاقی بیفتد.

 دومی: یعنی اگر نشانگر موس را بر روی دکمه ببریم چه اتفاقی بیفتد.

- None: یعنی بی اثر کردن نقش دکمه.

- Hyperlink to: تعدادی گزینه در اختیارِمان قرار می دهد که می توانیم یک مورد را انتخاب نمائیم.

گزینه Run Program به ما امکان می دهد برنامه خاصی را هنگام کلیک کردن بر روی دکمه فعال کنیم. از دکمه Browse می توانیم برای یافتن برنامه استفاده نمائیم. همچنین با تیک زدن کنار Play Sound میتوانیم یک صدا نیز برای دکمه در نظر بگیریم.

چنانچه بخواهیم نقش دکمه را عوض کنیم، می بایست ابتدا با یک کلیک بر روی دکمه، آن را به حالت انتخاب دَرآوریم. سپس وارد منوی Slide Show شده و بر روی فرمان Action Settings کلیک نمائیم. همان پنجره ای که قبلاً برای دکمه (در آن) نقش تعیین کرده بودیم، ظاهر می شود. می توانیم نقش دکمه را عوض نمائیم. در نهایت باید بر روی OK کلیک شود.

 

تنظیمات برای چاپ اسلایدها یا دست نوشته ها:

وارد منوی فایل می شویم و از فرمان Page Setup استفاده می کنیم. پنجره ای باز می شود که ازآنجا می توانیم تنظیمات اولیه را انجام دهیم.

 سخنران می تواند پس از تنظیمات پیش نمایش چاپ را ببیند. برای این منظور می تواند وارد منوی فایل شده و از فرمان Print Preview استفاده نماید. آخرین کاری که باید انجام پذیرد، استفاده از فرمان Print خواهد بود. پنجره ای را مشاهده خواهیم نمود که 5 دریچه دارد.

 

دریچه بالا (Name) به ما امکان می دهد چاپگر را انتخاب کنیم. در دریچه دوم که در محدوده چاپ (Print range) قرار دارد، می توانیم نام نمایش سفارشی مورد نظر را تعیین کنیم. (البته اگر بخواهیم فقط اسلایدهای مربوط به یکی از نمایش های سفارشی را چاپ کنیم.) در محدوده چاپ تعدادی گزینه داریم:

- All: یعنی تمام اسلایدها چاپ شوند.

- Current Slide: یعنی فقط اسلاید جاری چاپ شود.

- Selections: یعنی فقط اسلایدهای انتخاب شده چاپ شوند.

- Custom Show: یعنی یکی از نمایش های سفارشی که تعیین می کنیم، چاپ شود. 

- Slides: دریچه ای در اختیارِمان قرار می دهد که می توانیم مشخص نمائیم کدام اسلایدها چاپ شوند، مثلاً:  1و4و20    یا  1-12 و 15-17

    در ناحیه Copies مشخص می نمائیم که چند کپی چاپ شود. کنار Collate نیز در صورتی که تیک خورده باشد باعث می شود که سری سری چاپ انجام شود.

در دریچه Print What مشخص می نمائیم که چه چیزی چاپ شود. اسلایدها (Slides)، دست نوشته ها (Handouts)، یادداشت ها (Notes Pages)، اسلایدها به صورت قاب شده (Outline View).

دریچه پایین پنجره به ما امکان می دهد اسلایدها را به صورت رنگی (Color) یا خاکستری (Grayscale) یا سیاه و سفید محض (Pure Black and White) چاپ کنیم حتی اگر چاپگر ما رنگی باشد.

اگر کنار Scale to fit paper تیک بزنیم، سیستم مقیاس را طوری تغییر می دهد که محتوای هر اسلاید در یک صفحه کاغذ جا بگیرد. چنانچه کنار Frame Slides تیک بزنیم تمام اسلایدها را در داخل یک قاب قرار می دهد و چاپ می کند. بالاخره اگر کنار Print Comments and ink markup تیک بزنیم، علامت هایی که روی اسلایدها گذاشته ایم و ملاحضات نیز چاپ خواهند شد.

در ناحیه Handouts می توانیم بگوئیم هر چند اسلاید در یک صفحه چاپ شود یعنی می توانیم به یک نسبت ریزتَر چاپ کنیم. پیش فرض 1 است یعنی هر اسلاید در یک صفحه. برای Order دو گزینه داریم: افقی (Horizontal) و عمودی (Vertical). اگر کنار Print hidden slides تیک بزنیم، اسلایدهای مخفی چاپ خواهند شد و گرنه چاپ نمی شوند. در نهایت بر روی OK کلیک می نمائیم و چاپ انجام خواهد شد.